Google ha esteso Notebooks in Gemini anche agli utenti di Google Workspace nello Spazio economico europeo. La novità interessa chi lavora in Italia o in Spagna con un account Workspace, ma l’accesso è graduale e non compare necessariamente subito in ogni account. Nell’app Gemini, il notebook crea uno spazio dedicato in cui raccogliere conversazioni e fonti per un progetto; per gli account Workspace, Google indica fino a 10 fonti per notebook.
La novità pratica è poter tenere insieme il contesto di un’attività e le conversazioni con Gemini. Prima di usarla con materiali aziendali, però, conviene verificare tre cose: se la funzione è attiva nell’account, quali fonti si possono aggiungere e quali regole aziendali si applicano ai dati.
Che cosa sono i Notebooks in Gemini
Un notebook è uno spazio di lavoro nell’app Gemini dedicato a un argomento o a un progetto. Puoi dargli un nome, aggiungere fonti e indicare a Gemini il contesto su cui basare le risposte. Invece di ripartire ogni volta da una chat vuota, puoi tornare nello stesso spazio e porre domande successive sui materiali raccolti.
Per esempio, per preparare il lancio di un prodotto potresti creare un notebook e raccogliere le schede prodotto, le note di progetto e alcuni report disponibili. Poi puoi chiedere a Gemini di confrontare le informazioni, riassumere i punti da chiarire o preparare una prima scaletta. Il risultato resta da verificare sulle fonti: avere i documenti nello stesso spazio non garantisce che ogni risposta sia completa o corretta.
Da non confondere con Gemini Notebook, prima NotebookLM
Il nome può creare confusione. NotebookLM è stato rinominato Gemini Notebook nel luglio 2026 e rimane un prodotto autonomo, orientato alla ricerca basata sulle fonti. I Notebooks nell’app Gemini sono invece lo spazio integrato nell’app per organizzare progetti e conversazioni. Google sta collegando le esperienze: le fonti possono sincronizzarsi tra Gemini e Gemini Notebook, così si possono usare funzioni specifiche di ciascuna app. Nome e interfaccia, quindi, non indicano due strumenti del tutto separati, ma neppure un’unica schermata con le stesse funzioni.
Per un approfondimento su un’altra funzione recente di Gemini per le aziende, leggi anche cosa può fare Gemini agent per una PMI e quali limiti considerare.
Come impostare un notebook utile al lavoro
- Definisci un obiettivo circoscritto. Usa un notebook per un progetto o una domanda di lavoro, non come archivio indistinto di tutti i documenti aziendali.
- Scegli le fonti essenziali. Per l’esperienza Workspace annunciata da Google il limite indicato è di 10 fonti per notebook. Parti dai documenti più aggiornati e pertinenti; controlla che i colleghi che devono consultarli abbiano i permessi necessari.
- Scrivi istruzioni verificabili. Specifica il compito, il formato utile e come trattare le informazioni mancanti. Per esempio: “Confronta le date indicate nei documenti e segnala le differenze, senza dedurre quella corretta”.
- Fai domande legate al lavoro. Chiedi sintesi, confronti o bozze che rendano più semplice il passaggio successivo. Verifica numeri, scadenze e affermazioni importanti direttamente nella fonte.
- Rivedi accessi e contenuti nel tempo. Quando il progetto cambia, aggiorna le fonti e rimuovi quelle che non servono più. Un notebook ordinato dipende anche dalla qualità e dall’attualità dei materiali scelti.
Se usi Google Workspace, controlla l’accesso prima di iniziare
L’aggiornamento del 19 ottobre 2026 estende la disponibilità agli utenti Workspace nello Spazio economico europeo. Il rilascio graduale è iniziato il 14 settembre e Google indicava fino a 15 giorni per la comparsa della funzione. Poiché l’aggiornamento del 19 ottobre include già gli utenti dello Spazio economico europeo, se non trovi il notebook controlla prima le impostazioni con l’amministratore, invece di aspettare ancora. Per gli account gestiti, l’amministratore deve lasciare attive entrambe le impostazioni di accesso: Gemini App e Gemini Notebook. Se non trovi la funzione, chiedi all’amministratore di verificare queste impostazioni. Se risultano già attive, consulta la guida per amministratori o il supporto Google Workspace: la disponibilità per gli utenti Workspace dello Spazio economico europeo è stata annunciata il 19 ottobre 2026.
Prima di aggiungere documenti interni, verifica anche le regole dell’organizzazione su condivisione, riservatezza e uso degli strumenti AI. Google indica che l’esperienza Notebook per Workspace è soggetta agli accordi e alle protezioni Workspace; questo non sostituisce però la valutazione aziendale su quali documenti sia opportuno inserire, chi possa accedervi e come mantenere aggiornate le autorizzazioni delle fonti.
Quando può essere utile
La funzione può aiutare quando un’attività richiede di consultare più materiali e riprendere lo stesso contesto in conversazioni successive: ad esempio, raccogliere informazioni per una proposta, un piano editoriale o un progetto interno. È meno adatta se i documenti sono obsoleti, le autorizzazioni non sono chiare o il compito richiede dati che non dovrebbero essere caricati in uno strumento AI.
Il criterio è partire dal lavoro da organizzare, non dalla novità in sé: scegli un’attività concreta, verifica l’accesso e le regole sui dati, poi prova con poche fonti non sensibili. Se stai valutando come integrare strumenti AI nei processi della tua azienda, puoi approfondire la consulenza e strategia digitale di Digital Noa, che aiuta a definire priorità, strumenti e passi operativi.
Fonti ufficiali: annuncio Google Workspace del 17 settembre, aggiornato il 19 ottobre 2026; annuncio Google sul passaggio da NotebookLM a Gemini Notebook; guida per amministratori Workspace.
