Google ha ampliado Notebooks in Gemini a los usuarios de Google Workspace del Espacio Económico Europeo. La novedad puede interesar a quienes trabajan en España con una cuenta Workspace, pero el acceso se está desplegando de forma gradual y puede que todavía no aparezca en todas las cuentas. En la aplicación Gemini, los notebooks crean un espacio dedicado para reunir conversaciones y fuentes de un proyecto; para las cuentas Workspace, Google indica un máximo de 10 fuentes por notebook.
La utilidad práctica consiste en mantener junto el contexto de una tarea y las conversaciones con Gemini. Antes de usarlo con documentos de la empresa, conviene comprobar tres aspectos: si la función está habilitada en la cuenta, qué fuentes se pueden añadir y qué normas internas se aplican a esos datos.
Qué son los Notebooks in Gemini
Un notebook es un espacio de trabajo dentro de la aplicación Gemini dedicado a un tema o proyecto. Puedes ponerle un nombre, añadir fuentes e indicar a Gemini el contexto que debe tener en cuenta. En lugar de empezar cada vez desde un chat vacío, puedes volver al mismo espacio y hacer preguntas relacionadas con los materiales que has reunido.
Por ejemplo, para preparar el lanzamiento de un producto podrías crear un notebook y añadir fichas del producto, notas del proyecto e informes disponibles. Después puedes pedir a Gemini que compare la información, resuma los puntos pendientes o prepare un primer esquema. Aun así, conviene contrastar el resultado con las fuentes: reunir documentos en un mismo espacio no garantiza que cada respuesta sea completa o correcta.
No lo confundas con Gemini Notebook, antes NotebookLM
El nombre puede resultar confuso. NotebookLM pasó a llamarse Gemini Notebook en julio de 2026 y sigue siendo un producto independiente, enfocado en la investigación basada en fuentes. Los Notebooks de la aplicación Gemini son el espacio integrado en la app para organizar proyectos y conversaciones. Google está conectando ambas experiencias: las fuentes pueden sincronizarse entre Gemini y Gemini Notebook, para que puedas aprovechar funciones propias de cada aplicación. Por tanto, los nombres y las interfaces no se refieren a dos herramientas totalmente separadas, pero tampoco a una única pantalla con las mismas funciones.
Si quieres conocer otra función reciente de Gemini para empresas, lee también qué puede hacer Gemini agent por una pyme y qué límites debes tener en cuenta.
Cómo preparar un notebook útil para el trabajo
- Define un objetivo concreto. Dedica cada notebook a un proyecto o una pregunta de trabajo, en lugar de convertirlo en un archivo general de documentos de la empresa.
- Selecciona las fuentes esenciales. Para la experiencia Workspace anunciada por Google, el límite indicado es de 10 fuentes por notebook. Empieza por los documentos más actuales y pertinentes; comprueba que las personas que deban consultarlos tengan los permisos necesarios.
- Escribe instrucciones que puedan comprobarse. Explica la tarea, el formato que necesitas y cómo debe tratar la información que falte. Por ejemplo: “Compara las fechas que aparecen en los documentos y señala las diferencias, sin deducir cuál es la correcta”.
- Haz preguntas ligadas al trabajo. Pide resúmenes, comparaciones o borradores que faciliten el siguiente paso. Comprueba directamente en las fuentes las cifras, los plazos y las afirmaciones importantes.
- Revisa los accesos y el contenido con el tiempo. Cuando cambie el proyecto, actualiza las fuentes y elimina las que ya no hagan falta. Un notebook útil también depende de que sus materiales estén vigentes y bien elegidos.
Si usas Google Workspace, comprueba el acceso antes de empezar
La actualización del 19 de octubre de 2026 amplía la disponibilidad a los usuarios de Workspace del Espacio Económico Europeo. El despliegue gradual comenzó el 14 de septiembre y Google indicó que la función podía tardar hasta 15 días en aparecer. Como la actualización del 19 de octubre ya incluye a los usuarios del Espacio Económico Europeo, si no encuentras el notebook, comprueba primero los ajustes con el administrador en lugar de seguir esperando. En las cuentas gestionadas, el administrador debe mantener activas las dos opciones de acceso: Gemini App y Gemini Notebook. Si no encuentras la función, pídele al administrador que los revise. Si ya están activados, consulta la guía para administradores o el soporte de Google Workspace: la disponibilidad para los usuarios de Workspace del Espacio Económico Europeo se anunció el 19 de octubre de 2026.
Antes de añadir documentos internos, revisa también las normas de la organización sobre uso compartido, confidencialidad y herramientas de IA. Google indica que la experiencia Notebook para Workspace está sujeta a los acuerdos y protecciones de Workspace; aun así, la empresa debe decidir qué documentos conviene incorporar, quién puede acceder a ellos y cómo mantener actualizados los permisos de las fuentes.
Cuándo puede ayudarte
La función puede ser útil cuando una tarea exige consultar varios materiales y retomar el mismo contexto en conversaciones posteriores: por ejemplo, reunir información para una propuesta, un plan de contenidos o un proyecto interno. Puede no ser la mejor opción si los documentos están desactualizados, los permisos no están claros o la tarea requiere datos que no deberían cargarse en una herramienta de IA.
El criterio es empezar por el trabajo que quieres organizar, no por la novedad en sí: elige una tarea concreta, comprueba el acceso y las normas sobre datos y haz una primera prueba con pocas fuentes no sensibles. Si estás valorando cómo integrar herramientas de IA en los procesos de tu empresa, puedes conocer la consultoría y estrategia digital de Digital Noa, que ayuda a definir prioridades, herramientas y pasos operativos.
Fuentes oficiales: anuncio de Google Workspace del 17 de septiembre, actualizado el 19 de octubre de 2026; anuncio de Google sobre el cambio de nombre de NotebookLM a Gemini Notebook; guía para administradores de Workspace.
