Una persona solicita información a través del formulario de la web. La página confirma el envío, pero la solicitud no aparece en el CRM. O aparece una ficha con el teléfono en las notas y el servicio solicitado en el campo equivocado.
En ambos casos, decir «el formulario no funciona» es demasiado impreciso para saber qué corregir. El CRM —el programa donde reúnes y organizas tus contactos— puede recibir los datos, pero no todos o no como esperabas.
Para Digital Noa, una conexión no está comprobada solo porque aparezca como activa: hay que poder seguir los mismos datos desde el formulario hasta la ficha final y ver dónde se detienen o cambian. Aquí tienes una prueba práctica para hacerlo sin empezar cambiando ajustes a ciegas.
Antes, define cuál sería el resultado correcto
Elige el formulario que quieres comprobar y anota qué información debe enviar y dónde debería aparecer en el CRM. Por ejemplo: el nombre en el campo «Nombre», el correo en «Email», el servicio solicitado en «Interés» y el mensaje en la descripción de la solicitud.
Este pequeño mapa importa: sin un resultado esperado, una ficha del CRM puede parecer correcta aunque falte un dato necesario.
Sigue una sola solicitud de prueba
- Escribe en el mensaje un código único, por ejemplo PRUEBA-CRM-1710. Usa un correo que controles y datos ficticios para los demás campos.
- Envía el formulario desde la página pública y apunta la hora. La confirmación de la web demuestra que el formulario ha aceptado el envío; por sí sola no demuestra que los datos hayan llegado al CRM.
- Busca el mismo código en el CRM y compara cada dato con el mapa que preparaste. Si la plataforma guarda registros de las transferencias, busca también el código o la hora de la prueba.
No utilices datos de clientes reales. Si la prueba puede generar avisos o acciones automáticas, comprueba antes a dónde se enviarán.
El rastro que encuentres te indica dónde actuar
| Resultado de la prueba | Qué paso revisar |
|---|---|
| La web confirma el envío, pero la solicitud no aparece en el CRM | La transferencia: comprueba si la conexión está activa en ese formulario y, si hay registros disponibles, revisa la ejecución y el destino. |
| La transferencia consta como ejecutada, pero no encuentras la ficha | La recepción en el CRM: revisa el entorno o la cuenta de destino, los campos obligatorios y posibles errores de validación. |
| La ficha está, pero faltan datos o aparecen en otros campos | La correspondencia entre campos: compara el formulario y el CRM uno por uno. Por ejemplo, comprueba que el teléfono y el mensaje no hayan acabado en campos distintos de los previstos. |
| La solicitud crea un duplicado o modifica una ficha existente | La regla que utiliza el CRM para reconocer contactos: comprueba si debe crear una solicitud nueva o actualizar la existente. |
| Los datos están bien, pero el estado o la asignación no | Las reglas del CRM que clasifican y asignan la solicitud. La transferencia puede haber funcionado aunque este paso posterior no. |
Esta diferencia evita intervenciones innecesarias: si los datos ya han llegado, quizá no haga falta rehacer la conexión; si hay un campo mal asignado, cambiar la regla de asignación no lo resolverá.
Cambia una cosa y repite la misma prueba
Cuando localices el paso que falla, modifica solo ese y repite la prueba con un código nuevo. Si cambias varios ajustes a la vez, puedes quedarte sin saber cuál solucionó el problema. Guarda una nota con el formulario, la fecha, el código, el resultado y el cambio realizado: te servirá en la próxima actualización de la web o del CRM.
El mensaje de confirmación, el aviso por correo y la ficha del CRM son comprobaciones distintas. Si tu duda está en el correo, consulta el artículo sobre el formulario WordPress que confirma el envío pero no entrega los mensajes.
Si no tienes claro qué datos deben pasar o qué comportamiento esperar del CRM, Digital Noa puede ayudarte a definir el recorrido antes de intervenir en las herramientas, dentro de nuestro servicio de consultoría y estrategia digital.
