Si en cada chat tienes que volver a explicar quién es tu empresa, cómo funciona la web y qué reglas debe seguir el asistente, quizá el problema esté en cómo organizas la información. Un contexto empresarial útil no es un archivo enorme que se pega en una conversación: es un conjunto de fuentes ordenadas, actualizables y fáciles de consultar.
Esto no garantiza que la IA recuerde todo o aplique siempre cada regla. Sí puede reducir las repeticiones y ofrecer una referencia más coherente, siempre que indiques al asistente qué fuentes debe consultar y revises el resultado.
Separa la información según su función
Una estructura sencilla puede empezar con tres áreas:
- Marca: identidad, público, posicionamiento, tono, idiomas y límites de las promesas;
- Web: estructura, servicios, tecnología, URL y reglas de trabajo;
- Procesos: fases, responsabilidades, controles y forma de entregar el trabajo.
Esta distinción es concreta en el trabajo de Digital Noa: para preparar un artículo, la referencia de Marca define el tono, el público y los idiomas; la de Web aclara los servicios, las URL y las herramientas; y el proceso editorial establece las comprobaciones y la revisión. Así, el asistente no recibe un «brief infinito»: consulta la fuente adecuada para cada decisión. Es un ejemplo de nuestro flujo de trabajo, no una promesa de que la IA lo aplique todo por sí sola: siempre revisamos las fuentes y el resultado.
Escribe fuentes que una persona pueda comprobar
Cada documento debería tener un título descriptivo, un alcance claro y contenidos comprensibles aunque no se conozca el chat donde surgieron. Evita notas ambiguas como «hazlo como la otra vez»: indica qué ejemplo debe seguirse y qué aspecto se quiere repetir.
Para las decisiones que cambian, registra la fecha, el motivo y el estado. Distingue lo aprobado de una propuesta pendiente, una prueba temporal o una hipótesis. Si una regla se sustituye, actualiza la fuente principal en lugar de dejar versiones contradictorias en distintas carpetas.
No guardes todos los detalles en un único archivo
Un documento demasiado largo y mezclado resulta difícil de consultar y mantener. Divídelo cuando cambie la función o el proyecto, y conserva un índice con enlaces directos y una breve indicación sobre cuándo utilizar cada fuente. Para una tarea concreta, el asistente debería abrir solo los documentos pertinentes.
En la búsqueda basada en documentos, el contexto alrededor de un fragmento también importa: si se recupera de forma aislada, puede perder el significado que tenía en el texto completo. Técnicas como el contextual retrieval que describe Anthropic añaden información sobre el documento a cada fragmento antes de indexarlo. Es un tema técnico, pero apunta a una regla práctica: redacta y divide las fuentes de forma que cada parte siga siendo comprensible.
Pide al asistente que consulte y cite las referencias
Guardar los documentos no basta. En las instrucciones de trabajo, especifica qué archivos debe abrir, qué secciones son relevantes y cómo actuar si falta información: señalar el dato ausente, no inventarlo y pedir una aclaración solo cuando sea imprescindible.
En los trabajos importantes, pídele también que indique qué fuentes ha utilizado y que destaque posibles conflictos. Después comprueba que las instrucciones se hayan aplicado. Un archivo ordenado mejora el punto de partida, pero no sustituye la revisión editorial o técnica.
Gestiona aparte la información temporal
Una preferencia estable de marca no es lo mismo que una decisión para una campaña o un borrador. Mantén las indicaciones temporales junto al proyecto correspondiente y asígnales una fecha o un estado. De esta manera es menos probable que una decisión provisional se convierta en una regla general.
Lista de comprobación para empezar
- ¿Qué información se repite con más frecuencia en las peticiones?
- ¿Qué datos son estables y cuáles cambian según el proyecto o la fecha?
- ¿Quién puede actualizar y aprobar las fuentes?
- ¿Hay un índice con enlaces a las secciones pertinentes?
- ¿Las instrucciones explican a la IA qué consultar y qué hacer si falta un dato?
- ¿Quién revisa el resultado antes de utilizarlo?
Es un trabajo útil si quieres incorporar la IA a tareas recurrentes sin depender de un único chat como depósito de todas las reglas. Si estás definiendo una estrategia digital más amplia, puedes consultar nuestra consultoría y estrategia digital. Para ver un ejemplo de automatización con supervisión humana, lee IA y WordPress: qué merece realmente la pena automatizar.
