Para dar acceso a WordPress, empieza por la tarea que va a realizar esa persona. Preparar artículos, publicarlos e intervenir en los plugins son trabajos distintos. Convertir a todo el mundo en administrador facilita el acceso inicial, pero también amplía lo que cada cuenta puede cambiar.
Nuestra recomendación es definir las tareas, elegir un rol suficiente y comprobar qué puede hacer esa cuenta en tu web. La etiqueta del rol ayuda; los permisos reales son lo que necesitas verificar.
Concreta el trabajo antes de crear la cuenta
Imagina que contratas a alguien para preparar dos artículos al mes. ¿Debe entregar borradores, subir imágenes, editar páginas o publicar sin revisión? “Llevar el blog” deja demasiadas decisiones abiertas. Una lista breve permite resolverlas antes de conceder accesos.
La pregunta que proponemos es: ¿qué debe completar esta persona por su cuenta y qué debe revisar otra? También conviene plantearla al contratar una agencia. Una reparación técnica puede necesitar permisos distintos a los de una colaboración editorial.
Los roles estándar de WordPress
- Colaborador: prepara sus entradas, sin publicarlas.
- Autor: publica y gestiona sus propias entradas.
- Editor: gestiona también entradas y páginas de otras personas.
- Administrador: tiene amplios permisos sobre un sitio individual.
- Suscriptor: gestiona su propio perfil.
Es una síntesis de los roles estándar de la documentación de WordPress. Los plugins, las personalizaciones y las redes multisitio pueden modificar los permisos: comprueba la configuración concreta.
Tres decisiones que conviene separar
Preparar contenido y autorizar su publicación
Si quieres revisar las entradas antes de publicarlas, define quién recibe el borrador y qué debe comprobar. Por ejemplo, una persona puede redactar y otra validar información, enlaces y coherencia con el negocio. No ofrezcas autonomía para publicar si después esperas una aprobación informal: el proceso y los accesos deben encajar.
Intervenir en la parte técnica
Para una actualización, configuración o reparación, pide al profesional que concrete qué accesos necesita y durante cuánto tiempo. Recomendamos asociar los permisos amplios a una responsabilidad clara. Si el encargo es puntual, acuerda también cómo se verificará el resultado y cuándo se retirará el acceso temporal.
Conservar el control como titular
Tu actividad debe poder recuperar las cuentas esenciales aunque cambie de proveedor. WordPress, el alojamiento, el dominio y el correo pueden tener accesos independientes. Conviene evitar que todos dependan de la dirección personal de alguien que ya no trabaja contigo. Antes de cambiar credenciales, identifica quién las utiliza y qué servicios dependen de ellas.
Una cuenta para cada persona
Recomendamos cuentas individuales en lugar de una contraseña compartida por todo el equipo. Así resulta más sencillo saber quién sigue autorizado y retirar un acceso concreto. Una lista con persona, tarea, responsable y fecha de revisión puede ser suficiente para empezar.
Si alguien no puede completar una operación, no amplíes directamente su rol al máximo. Primero identifica el permiso que falta y decide si esa operación forma parte del trabajo acordado. Resolver la duda al principio evita dejar accesos excesivos por comodidad.
Al terminar una colaboración
Antes de eliminar o modificar una cuenta, revisa los contenidos asociados, las integraciones y las entregas pendientes. Decide quién se hará cargo de los materiales y conserva lo que debe permanecer en la web. Retirar permisos debería cerrar una etapa sin perder información ni continuidad.
Si sospechas que la cuenta se ha utilizado de forma indebida, necesitas valorar el incidente cuanto antes. Nuestra guía sobre qué hacer durante las primeras horas ante una web comprometida aborda esa situación.
Un primer paso concreto
Revisa la lista de usuarios y localiza una cuenta cuyo propósito ya no recuerdes. Averigua quién la utiliza y para qué, antes de cambiar nada. Después revisa las cuentas con más permisos. Es más útil que modificar todos los roles sin conocer sus consecuencias.
Si necesitas aclarar qué accesos requiere tu web, cuéntanos la situación y valoramos qué intervención tiene sentido.
